Processos em papel serão exceção na Prefeitura de Foz; entenda a mudança

A Prefeitura de Foz do Iguaçu estabeleceu novas regras para a tramitação de processos administrativos municipais. Com a mudança, procedimentos como formação, registro, envio, movimentação, decisão, consulta e arquivamento passam a ser realizados pelos sistemas eletrônicos oficiais do município.

As regras estão previstas no Decreto nº 34.983/2026 e regulamentam também a produção, assinatura, digitalização, autenticação e armazenamento de documentos eletrônicos.

Na prática, o município consolida o processo digital como padrão dentro da administração pública e restringe a utilização de processos em papel às situações excepcionais previstas na legislação ou no próprio decreto.

Processos passam a tramitar eletronicamente

Os processos administrativos deverão ser formados e movimentados nos sistemas eletrônicos oficiais disponibilizados pelo município.

Documentos produzidos diretamente nesses sistemas passam a integrar oficialmente os respectivos processos, seguindo as regras de identificação, assinatura e autenticação estabelecidas pela Prefeitura.

A tramitação em meio físico não será permitida como regra. As exceções serão aquelas expressamente previstas em lei ou na regulamentação municipal.

Documento em papel terá que ser digitalizado

A nova regulamentação também estabelece como deverá ser tratado um documento que exista originalmente apenas em papel.

Quando for necessário incluí-lo em um processo administrativo eletrônico, o material deverá ser digitalizado e inserido no sistema exclusivamente em formato PDF.

Dessa forma, mesmo documentos recebidos fisicamente poderão passar a integrar o processo digital, evitando que uma mesma tramitação dependa simultaneamente de arquivos eletrônicos e processos em papel.

Autenticidade poderá ser conferida por QR Code

Os documentos eletrônicos poderão contar com mecanismos que permitam verificar sua autenticidade.

Entre as ferramentas previstas estão QR Code, código verificador e links disponibilizados pelos sistemas oficiais. Esses recursos permitirão conferir se determinado documento corresponde ao arquivo registrado pela administração municipal.

O decreto também regulamenta o uso de assinaturas e certificados digitais nos documentos produzidos ou incorporados aos processos.

Contratos também poderão ser assinados pelo sistema

As mudanças não ficam restritas aos documentos internos da Prefeitura. Contratos administrativos e termos aditivos também poderão ser formalizados e assinados eletronicamente.

A assinatura pelo sistema poderá ser utilizada inclusive por pessoas que não fazem parte da administração municipal, como representantes de empresas ou outras partes envolvidas na formalização de contratos.

Quando atender aos requisitos estabelecidos pelo município, o documento eletrônico será considerado original para fins administrativos.

Servidores terão que acompanhar comunicações no sistema

O decreto também estabelece responsabilidades para os servidores que utilizam os sistemas eletrônicos.

Entre as obrigações está a manutenção dos dados e credenciais atualizados, além do acompanhamento das comunicações relacionadas aos processos e documentos sob sua responsabilidade.

Os servidores deverão consultar as informações diretamente nos sistemas oficiais. A regulamentação prevê que não será necessário um aviso adicional para cada comunicação disponibilizada eletronicamente.

Processo terá histórico mantido digitalmente

Com as novas regras, todas as etapas dos procedimentos administrativos poderão ficar reunidas no ambiente eletrônico, desde a abertura do processo até sua decisão e arquivamento.

A regulamentação busca padronizar a tramitação digital dentro da Prefeitura, facilitar a consulta aos documentos e reduzir a dependência de processos físicos.

O papel não desaparece completamente da administração municipal, mas passa a ficar restrito às exceções previstas nas normas. Quando documentos físicos precisarem integrar um processo eletrônico, deverão ser digitalizados conforme as exigências estabelecidas pelo município.